Phân xưởng vận hành thực hành nghi thức giao tiếp qua điện thoại.

Thứ tư, 7/9/2022 | 15:06 GMT+7

Ngày nay, giao tiếp là kỹ năng được đánh giá rất cao trong môi trường các hoạt động hàng ngày. Một hình thức giao tiếp chúng ta ít để ý đến là việc giao tiếp qua điện thoại.

Nhân viên Phân xưởng thực hành “nghi thức nghe, gọi điện thoại”

Lợi ích của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp là hỗ trợ cho việc không gặp mặt trực tiếp và truyền thông điệp một cách nhanh chóng. Liên hệ qua điện thoại tiết kiệm được thời gian và chi phí. Ngoài ra, nếu biết cách sử dụng phương tiện này, chúng ta có thể gây được ấn tượng tốt đẹp với người khác, tạo ra sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác, đồng nghiệp.

Việc nhấc máy lên và gọi cho người khác là điều rất dễ dàng, tuy nhiên giao tiếp qua điện thoại cần có những quy tắc, văn hóa chung và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung cuộc gọi mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì thế, kỹ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.

Tại Phân xưởng vận hành, giao tiếp qua điện thoại để trao đổi công việc nội bộ đơn vị và giải quyết công việc với các đơn vị khác. Cách nói chuyện và thái độ khi nói chuyện điện thoại có vai trò quan trọng. Khi gọi hay nghe điện thoại chúng ta nên chuẩn bị trước về nội dung, cách xưng hô, lời chào hỏi, cảm ơn thì cuộc nói chuyện sẽ đạt kết quả tốt hơn. Vì vậy, việc giao tiếp qua điện thoại được Phân xưởng quan tâm và thường xuyên tổ chức các nghi thức thực hành cho người lao động.

Bắt đầu buổi thực hành hướng dẫn “nghi thức nghe, gọi điện thoại”, mỗi người lao động trong Phân xưởng thực hành cách gọi, nghe điện thoại hàng ngày khi trao đổi công việc với đồng nghiệp. Trong quá trình thực hành, Phân xưởng ghi lại những nội dung, cách giao tiếp chưa đúng của người lao động, thực hành xong thực hiện phổ biến văn hóa “nghi thức nghe, gọi điện thoại” được Công ty ban hành, mọi người cùng lắng nghe, tiếp thu và thực hành lại theo đúng văn hóa của Công ty, cụ thể:

* Khi gọi:

- Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi.

- Khi có người cầm máy, phải có lời chào, xưng tên, chức danh, bộ phận làm việc và đề nghị gặp người cần gặp.

- Trao đổi nội dung ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

- Kết thúc trao đổi phải có lời cảm ơn, lời chào.

* Khi nghe:

- Phải có lời chào hỏi, xưng tên, chức danh bộ phận làm việc của mình.

- Nếu người gọi đến cần gặp đích danh mình thì trao đổi, trả lời rõ ràng, cụ thể từng nội dung theo yêu cầu của người gọi. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

- Trường hợp người gọi cần gặp người khác hoặc nội dung không thuộc trách nhiệm của mình thì chuyển điện thoại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ đến đúng người, địa chỉ cần gặp.

- Có lời cảm ơn, lời chào trước khi kết thúc cuộc đàm thoại.

Qua buổi thực hành Nghi thức giao tiếp qua điện thoại, mỗi người lao động trong Phân xưởng tin rằng mình sẽ thực hiện tốt và đúng, góp phần mang lại hình ảnh đẹp của Phân xưởng Vận hành cũng như cam kết thực hiện tốt Văn hóa Công ty./.

Bài viết: Đàm Duy Văn