Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng với đa số doanh nghiệp trên toàn cầu, tầm quan trọng của công tác số hóa lại càng được khẳng định, bởi đây chính là bước khởi động quan trọng để tổ chức có thể tiến hành chuyển đổi số toàn diện. Số hóa doanh nghiệp cũng là giải pháp giúp tiết kiệm nguồn lực vận hành, cải thiện hoạt động hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh của đơn vị. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu về số hóa doanh nghiệp cũng như lợi ích của giải pháp này qua bài viết dưới đây!
Số hóa doanh nghiệp là gì?
Nguồn ảnh: từ internet
Số hóa doanh nghiệp đang ngày một phổ biến
Số hóa doanh nghiệp là phương pháp chuyển đổi các tài liệu ở định dạng khác nhau như hình ảnh, âm thanh, giấy tờ, văn bản, … thành dữ liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính và các thiết bị kỹ thuật số khác. Ngoài ra, số hóa doanh nghiệp còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý hồ sơ, giấy tờ và thủ tục hành chính.
Cụ thể, số hóa doanh nghiệp được chia thành hai loại:
Số hóa dữ liệu
Đây là phương pháp chuyển đổi tài liệu, dữ liệu của tổ chức sang định dạng kỹ thuật số. Sau cùng những định dạng này sẽ được lưu trữ vào hệ thống máy tính hoặc phục vụ nhu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Số hóa quy trình
Số hóa quy trình là giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành trong tổ chức, doanh nghiệp bằng cách chuyển đổi mọi quy trình sang dạng điện tử và áp dụng công nghệ trong xử lý thủ tục hành chính.
Phân biệt số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số doanh nghiệp
Nguồn ảnh: từ internet
Số hóa và chuyển đổi số thường bị nhầm lẫn
Số hoá doanh nghiệp là một cụm từ được nhắc đến song song với chuyển đổi số trong những năm gần đây, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số là một. Về cơ bản, cả hai quá trình này đều là ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, số hóa mới chỉ là bước đầu tiên để tạo lập dữ liệu điện tử, còn việc lưu trữ CSDL dùng chung, xử lý, khai thác và vận dụng kết quả dữ liệu vào tự động hóa thông minh doanh nghiệp, giúp mang tới hiệu quả vận hành vượt trội mới là chuyển đổi số toàn diện (lấy dữ liệu làm trung tâm). Chuyển đổi số đòi hỏi công nghệ thông tin phức tạp hơn, sử dụng chính dữ liệu của số hóa để phân tích, xử lý và đưa ra kết quả cụ thể, hỗ trợ nhà quản trị lên chiến lược kinh doanh phù hợp, xác định mục tiêu cần ưu tiên của doanh nghiệp, …
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ 2 khái niệm này để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có trong việc xây dựng chiến lược chuyển đổi số cho tổ chức.
Lợi ích của số hóa doanh nghiệp
Đối với mọi doanh nghiệp, số hóa là hoạt động được ưu tiên triển khai trong thời điểm hiện tại bởi những lợi ích to lớn mà nó mang lại:
1. Tiết kiệm thời gian, không gian, chi phí và nhân sự cho việc quản lý tài liệu
Nguồn ảnh: từ internet
Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, không gian, chi phí
và nhân sự cho việc quản lý tài liệu
Trong thời đại 4.0, những kho tài liệu ẩm thấp với những kệ, giá cao chất đầy tài liệu đang dần trở thành quá khứ. Thay vào đó, số hóa tài liệu chính là lựa chọn thông minh và tối ưu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những Phòng, Ban cần lưu trữ và xử lý số lượng lớn hóa đơn, giấy tờ như kế toán, kinh doanh, mua sắm, nhân sự.
Số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ, tiết kiệm 40% thời gian làm việc của nhân sự cho các tác vụ tìm kiếm thông tin thủ công, cắt giảm hàng tỷ VNĐ cho việc in ấn và lưu trữ các tài liệu vật lý cũ, hỏng, hết hạn.
2. Tăng hiệu quả xử lý công việc
Với số hóa doanh nghiệp, nhân viên không còn tốn nhiều công sức và thời gian tìm kiếm, chia sẻ tài liệu cần thiết trong quá trình làm việc mà có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, giúp tăng hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự cộng tác trong doanh nghiệp.
3. Đảm bảo an toàn dữ liệu cho tổ chức
Nguồn ảnh: từ internet
Số hóa giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn dữ liệu
Nhờ có số hóa trong doanh nghiệp, các tài liệu giờ đây tồn tại dưới dạng điện tử, được lưu trữ và kiểm soát với cấu trúc rõ ràng, trên hệ thống có tính bảo mật cao, qua đó, có thể theo dõi chính xác thời điểm và người truy cập, sử dụng, chỉnh sửa tài liệu, đồng thời bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin doanh nghiệp, khắc phục các hạn chế của tài liệu vật lý như rủi ro mất, hỏng, hao tổn do sự cố thiên tai, thời tiết, thời gian, điều kiện môi trường, mối, mọt.
4. “Xanh hóa” tổ chức
Nguồn ảnh: từ internet
Xanh hóa doanh nghiệp là xu hướng của hiện tại và của thập niên tới
Xu hướng mới trong 10 năm tới là tập trung vào các giá trị ổn định, an toàn và bền vững. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn lớn, tập đoàn đa quốc gia trên thế giới đã triển khai những giải pháp giúp “xanh hóa” tổ chức. Trong đó, số hóa là giải pháp được lựa chọn nhờ khả năng cắt giảm việc sử dụng tài liệu giấy, hạn chế lượng rác thải giấy của doanh nghiệp, giúp bảo vệ môi trường.
Trên thực tế, chuyển đổi số là công việc bắt đầu từ những bước đi nhỏ như số hóa tài liệu, cho đến tự động hóa doanh nghiệp và những công việc ở quy mô lớn hơn, từ đó giúp doanh nghiệp càng ngày càng nhận được nhiều lợi ích hơn từ chuyển đổi số./.
Bài viết: Nguyễn Thị Thanh Trà