Công tác Văn thư, lưu trữ phải đi đôi với ứng dụng CNTT

Thứ năm, 28/7/2022 | 08:22 GMT+7

Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có lộ trình, kế hoạch và chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến, quản lý hồ sơ của cơ quan, tổ chức hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và ngân sách.

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ thủ công sang tự động hóa. Góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, hiện đại trong giải quyết công việc.

Kể từ khi Chính phủ quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử cùng với sự ra đời của Trục liên thông văn bản quốc gia, ngành văn thư, lưu trữ buộc phải chuyển đổi để bắt kịp với xu thế của thời đại. Đồng thời được coi là bước ngoặt cách mạng trong công tác văn thư lưu trữ

Tại Công ty Phát triển Thủy điện Sê San cơ sơ vật chất và hạ tầng CNTT tương đối ổn định. Khi triển khai ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử thì công tác văn thư, lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực, đi vào nề nếp, thống nhất và tin học hóa các quy trình, nghiệp vụ. Việc sử dụng văn bản điện tử trong công tác chỉ đạo điều hành mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí.

Ưu điểm nổi bật của Hệ thống văn phòng điện tử là giảm lượng lớn văn bản, tài liệu giấy cần phải photo, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu tài liệu, là cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn công ty, đồng thời giúp quá trình xử lý công việc được nhanh, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho mỗi CBCNV với công việc được giao.

Nhân viên văn thư đang thao tác trên Hệ thống quản lý văn bản

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được thịnh hành, văn phòng không giấy sẽ được hình thành, lưu trữ sẽ giảm tải việc lưu trữ tài liệu giấy. Nhờ thực hiện tốt trong quản lý ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ đã khắc phục được một số tồn tại, hạn chế, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc./.

Bài viết: Nguyễn Thị Minh Chiến