Trong công việc hàng ngày, giao tiếp qua điện thoại là phương thức không thể thiếu để liên lạc, trao đổi thông tin giữa các đơn vị, phòng ban và đối tác tại Công ty Phát triển thủy điện Sê San. Để đảm bảo hiệu quả giao tiếp, thể hiện sự tôn trọng đối với các đồng nghiệp và đối tác, việc thực hiện “Nghi thức giao tiếp qua điện thoại” theo Bộ Quy tắc Ứng xử Văn hóa của Tập đoàn Điện lực Việt Nam là điều hết sức quan trọng.
Người lao động trong PXVH thực hành về “Nghi thức giao tiếp qua điện thoại”
Vào ngày 21/3/2025 Phân xưởng Vận hành đã tổ chức cho người lao động trong đơn vị tìm hiểu, ôn luyện và thực hành về “Nghi thức giao tiếp qua điện thoại” theo điều 37, thuộc Bộ Quy tắc Ứng xử Văn hóa của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Đây là một trong những hành vi, ứng xử chuẩn mực văn hóa EVN giúp mỗi cá nhân duy trì sự chuyên nghiệp, tôn trọng và lịch sự trong mọi cuộc hội thoại, trao đổi qua điện thoại.
Dưới đây là những quy định chi tiết về “Nghi thức giao tiếp qua điện thoại” mà cán bộ, NLĐ cần nắm vững và thực hiện:
Điều 37. Giao tiếp qua điện thoại
1. Khi gọi
a) Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi: khi thực hiện cuộc gọi, mỗi cá nhân cần xác định rõ nội dung cuộc gọi. Điều này để tránh việc lãng phí thời gian hoặc làm gián đoạn cuộc trao đổi với những thông tin không cần thiết, giúp cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ, thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận cuộc gọi.
b) Khi có người cầm máy, phải có lời chào, xưng tên, chức danh, bộ phận làm việc và đề nghị được gặp người cần gặp: khi có người nhấc máy, ngay lập tức phải có lời chào lịch sự, xưng tên, chức danh và bộ phận làm việc. Điều này giúp người nhận cuộc gọi nhận diện rõ người đang gọi và tạo sự thân thiện ngay từ đầu.
c) Trao đổi nội dung ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể; nói từ tốn, âm lượng vừa phải: khi tiến hành trao đổi, cần phải nói rõ ràng, súc tích, không lan man. Tốc độ nói vừa phải và âm lượng hợp lý giúp cuộc trao đổi được hiệu quả và dễ dàng hiểu được các thông tin.
d) Kết thúc trao đổi, phải có lời cảm ơn, lời chào: cuối cùng, khi kết thúc cuộc trao đổi, người gọi cần nói lời cảm ơn và chào tạm biệt, để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với người nghe.
2. Khi nghe
a) Phải có lời chào hỏi, xưng tên, chức danh bộ phận làm việc của mình: khi nhận cuộc gọi, phải ngay lập tức chào hỏi và xưng tên, chức danh, bộ phận làm việc của mình. Điều này không chỉ giúp người gọi nhận biết được người mà họ đang trao đổi mà còn tạo cảm giác dễ chịu và thân thiện.
b) Nếu người gọi đến cần gặp đích danh mình thì trao đổi, trả lời rõ ràng, cụ thể từng nội dung theo yêu cầu của người gọi; nói từ tốn, âm lượng vừa phải: nếu người gọi yêu cầu gặp trực tiếp hoặc có yêu cầu cụ thể; cần phải trao đổi và trả lời một cách rõ ràng, chi tiết. Khi giao tiếp qua điện thoại, mỗi người cần nói từ tốn và duy trì âm lượng vừa phải để đảm bảo người gọi hiểu chính xác nội dung trao đổi.
c) Trường hợp người gọi cần gặp người khác hoặc nội dung không thuộc trách nhiệm của mình thì chuyển điện thoại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ đến đúng người, địa chỉ cần gặp: trong trường hợp người gọi yêu cầu gặp người khác hoặc nội dung không thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, người nghe cần chủ động chuyển cuộc gọi hoặc hướng dẫn người gọi đến đúng bộ phận, phòng ban, địa chỉ cần thiết.
d) Có lời cảm ơn, lời chào trước khi kết thúc cuộc đàm thoại: cuối mỗi cuộc gọi, người nhận cần kết thúc cuộc trao đổi bằng lời cảm ơn và lời chào lịch sự để thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng đối với người gọi.
Việc ôn luyện và thực hành “Nghi thức giao tiếp qua điện thoại” theo Bộ Quy tắc Ứng xử Văn hóa EVN là một trong những yếu tố quan trọng giúp duy trì sự chuyên nghiệp và xây dựng hình ảnh tốt đẹp trong mắt đối tác và đồng nghiệp. Mỗi cuộc trao đổi qua điện thoại, dù là nhỏ nhất, cũng có thể tạo ra ảnh hưởng lớn đến chất lượng và mối quan hệ trong công việc. Chính vì vậy, việc tuân thủ nghi thức giao tiếp qua điện thoại sẽ góp phần vào sự thành công của Công ty trong việc nâng cao chất lượng công việc và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp./.
Tin bài: Vũ Ngọc Hoàng Anh