Phân xưởng Vận hành thực hành nghi thức giao tiếp qua email

Thứ tư, 30/3/2022 | 08:00 GMT+7

Ngày nay với sự phát triển của kỷ nguyên số, email đã trở thành một phương thức giao tiếp, truyền tải thông tin hiệu quả và quan trọng trong đời sống và công việc.

Không nằm ngoài xu thế phát triển này, Công ty Phát triển thủy điện Sê San đã đưa nghi thức giao tiếp bằng email thành một phần trong Bộ quy tắc ứng xử văn hóa doanh nghiệp. Để phát huy tối đa hiệu quả phương thức giao tiếp này, Phân xưởng vận hành đã định kỳ tổ chức thực hành nghi thức giao tiếp qua email cho người lao động trong phân xưởng.

Dưới đây tôi xin nêu lại nghi thức giao tiếp bằng email theo quy tắc ứng xử trong công ty:

Đầu tiên là khi gửi email, để giao tiếp hiệu quả và rõ ràng, phải tuân thủ các quy tắc sau:

-  Nội dung email gửi phải đầy đủ, có tiêu đề gửi người nhận và luôn ngắn gọn, đúng chính tả và ngữ pháp.

- Tránh biểu lộ sự tức giận trong nội dung email và tránh sử dụng tùy tiện chữ hoa khi không cần thiết và không viết tắt nội dung gửi.

- Không quên gửi kèm các tài liệu đính kèm cần thiết.

- Không nên gửi kèm các nội dung không liên quan đến công việc.

- Tuyệt đối tránh những từ ngữ không thích hợp với nội dung công việc cần trao đổi.

- Tránh dùng email theo kiểu “chuỗi thư” tức là yêu cầu người nhận email phải gửi tiếp nội dung cho vài người khác.

- Khi gửi email cần thể hiện rõ tên người gửi, địa chỉ, điện thoại liên hệ (Chữ ký thư điện tử theo hồ sơ nhãn hiệu của EVN).

Hình ảnh minh họa khi gửi email.

Tiếp theo là các quy tắc khi nhận email:

- Gửi lời cảm ơn khi nhận được email và trả lời email trong vòng 24 giờ, trong trường hợp cần thiết nên trả lời email ngay sau khi nhận được.

- Trong trường hợp chưa trả lời email ngay được nên để lại thông điệp cho người gửi để biết rằng mình đã nhận được email.

Hình ảnh minh họa nhận email.

Các quy tắc, chuẩn mực trên đã được xây dựng hoàn thiện. Người lao động trong Phân xưởng Vận hành đã thường xuyên thực hành để việc giao tiếp bằng email đạt hiệu quả cao nhất.

Tóm lại, giao tiếp hiệu quả và thấu hiểu là mục tiêu mà chúng ta luôn hướng đến. Đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh luôn yêu cầu thông tin, số liệu nhanh và chính xác khi tương tác với Lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng. Vì vậy, một khía cạnh nhỏ như giao tiếp bằng email cũng phải được thực hiện có quy tắc để việc tương tác đúng mực, cải thiện hiệu quả công việc, nâng cao sự gắn kết tập thể, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ./.

Bài viết: Trương Trung Hoài