NHỮNG LỢI ÍCH CỦA LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

Thứ năm, 17/9/2020 | 07:30 GMT+7

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ và kỳ diệu của công nghệ, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã làm thay đổi sâu sắc nhiều mặt của đời sống xã hội nói chung và tác động trực tiếp, tạo ra nhiều thay đổi mang tính “cách mạng” trong công tác văn thư lưu trữ và công tác lập hồ sơ công việc nói riêng.

Những năm qua, Tập đoàn Điện lực Việt Nam rất quan tâm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, văn phòng điện tử (VPĐT) và triển khai rộng rãi cho các đơn vị trong Tập đoàn. Văn phòng điện tử là ứng dụng công nghệ thông tin để chỉ đạo điều hành, quản lý văn bản, tạo lập hồ sơ công việc và tạo ra cơ sở dữ liệu trao đổi và xử lý văn bản qua môi trường mạng bao gồm: tiếp nhận, quản lý văn bản đến, tiến trình xử lý, phát hành văn bản đi, quản lý, lưu trữ hồ sơ công việc và báo cáo thống kê. Triển khai VPĐT giúp cho công tác chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ giải quyết công việc của mỗi CBCNV được thuận lợi hơn. Việc lưu trữ hồ sơ trên văn phòng điện tử có nhiều ưu điểm hơn so với việc lưu trữ hồ sơ truyền thống, như giải quyết được các vấn đề thất lạc hồ sơ, hồ sơ bị mối mọt, hư hỏng…

Nếu như trước đây, việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu phải nhờ đến cán bộ lưu trữ mất rất nhiều thời gian, thì giờ đây khi áp dụng lưu trữ hồ sơ trên VPĐT chỉ cần một cái “click” chuột là CBCNV có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu mà mình muốn, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Tiện ích của VPĐT thể hiện rõ nét hơn khi mà nó không chỉ giúp tra cứu nhanh mà việc chia sẻ thông tin tài liệu điện tử cũng thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hiện nay, Tập đoàn Điện lực Việt Nam nói chung và Công ty nói riêng đặc biệt quan tâm đến công tác lập hồ sơ công việc, bởi nó không chỉ thuận lợi trong công tác điều hành mà còn làm tăng hiệu quả công việc một cách rõ rệt. Lập hồ sơ công việc trên VPĐT giúp cho mỗi CBCNV sắp xếp văn bản khoa học, đầy đủ và có hệ thống, việc lập hồ sơ công việc còn hỗ trợ rất nhiều trong việc tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan định kỳ hàng năm, thuận lợi cho công tác tra cứu và giải quyết công việc sau này.

Hồ sơ công việc là sản phẩm của quá trình lao động và phản ánh kết quả lao động của CBCNV. Vì vậy, mỗi CBCNV trong Công ty cần phải có nhận thức đúng, đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc, để giúp cho công tác Lưu trữ đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả và phát huy được hết giá trị của tài liệu lưu trữ.

Tin bài: Nguyễn Thị Minh Chiến